Le secrétariat médical fournit une aide précieuse aux professionnels de la santé de façon globale. En plus de gérer toutes les tâches administratives du cabinet, la secrétaire médicale est avant tout l’intermédiaire entre le patient et le médecin. Bref, elle occupe une position importante dans le milieu médical.

La secrétaire médicale comme lien entre le patient et le milieu médical

Exercer le métier de secrétaire médicale requiert un bon nombre de compétences professionnelles dont des qualités relationnelles et un goût pour le contact humain. En effet, la secrétaire médicale est le lien direct entre les patients et les médecins, que ce soit dans le milieu hospitalier ou au sein d’un établissement privé dédié aux soins de santé. Il est clair que les professionnels du corps médical ne peuvent pas tout gérer : la prise de rendez-vous, l’accueil physique et l’accueil téléphonique des patients, la consultation/prescription, les tâches administratives, etc. C’est pourquoi ils optent pour l’embauche d’une personne disponible et de confiance qui ait un bon sens du contact.

La secrétaire médicale accueille les patients

Pour fournir un accueil convenable aux nouveaux patients, la secrétaire médicale est idéale. Elle se charge de les introduire dans la salle d’attente et de les conduire auprès du médecin. Mais ce n’est pas tout, elle leur sert également de guide dans toutes leurs démarches de remplissage des documents nécessaires. En outre, la secrétaire médicale renseigne sur toutes les modalités de remboursement.

Le secrétaire médical tient le standard téléphonique

Une bonne secrétaire médicale a toutes les qualités requises pour fournir un standard téléphonique efficace et agréable, qui ajoute une véritable plus-value à votre cabinet. Elle doit donc répondre aux questions, aux demandes (horaires de visites, d’ouverture et de fermeture par exemple) et aux inquiétudes des patients. La secrétaire médicale doit aussi connaître sur le bout des doigts toutes les procédures médicales du cabinet de santé pour pouvoir les expliquer convenablement aux patients. Elle peut également s’occuper des appels liés au laboratoire d’analyses, grâce à sa bonne connaissance du vocabulaire médical et grâce à sa formation spécifique (ou son expérience professionnelle). Le but est d’éviter de déranger sans cesse le médecin au téléphone et, par conséquent, de ne pas nuire à la qualité de ses services.

La secrétaire médicale effectue la prise de rendez-vous

Après un appel téléphonique, la secrétaire médicale prend tous les rendez-vous et les note pour ensuite les organiser en fonction de leur degré d’urgence. Elle gère donc l’entièreté de l’agenda du médecin. Les rappels de rendez-vous et les annulations font également partie des tâches de la secrétaire médicale. Tous les jours, elle se doit de sortir les dossiers des patients ayant rendez-vous et d’imprimer le planning des consultations pour le transmettre au médecin.

La secrétaire médicale comme responsable administrative

La réalisation de toutes les tâches administratives d’un établissement de santé revient à la secrétaire médicale. C’est pour cela qu’elle doit parfaitement maîtriser les outils bureautiques, dont les outils informatiques.

La secrétaire médicale prend en charge tous les documents administratifs

Outre l’organisation des différents types de réunions et la transmission des informations, la secrétaire médicale participe aussi aux réunions dans le but d’établir des comptes-rendus. Par ailleurs, elle s’occupe de la réception, de la rédaction et de l’édition (réalisation et prise en charge) de tous les courriers médicaux.

La secrétaire médicale constitue le dossier médical des patients

Nous l’avons vu plus tôt, la secrétaire médicale, accueille et oriente les patients. Elle prend également en charge ces derniers en réalisant toutes les tâches administratives liées à la situation de chacun. À cet effet, la secrétaire crée leur dossier médical et s’occupe aussi de faire les comptes-rendus des consultations, des examens cliniques et postopératoires. Elle effectue également la mise à jour et le classement des dossiers médicaux ainsi que leur archivage.

La secrétaire médicale gère le matériel

Véritable bras droit des métiers de la santé, c’est du devoir de la secrétaire médicale de vérifier tous les stocks (fournitures et consommables médicaux) de son employeur. En cas de rupture de stock, la secrétaire médicale se charge d’effectuer les commandes nécessaires. En plus de cela, elle doit aménager et préparer tous les locaux comme l’accueil, la salle de consultation et la salle de réunion, afin que le patient soit reçu dans les meilleures conditions.

La secrétaire médicale : une personne de confiance

La secrétaire médicale représente son employeur et doit donc renvoyer une image extrêmement positive vis à vis de la patientèle. Elle doit se montre attentive, compétente et professionnelle. En outre, la secrétaire médicale, comme tous les professionnels de la santé, est tenue au secret professionnel et ne pourra donc révéler aucune information médicale concernant les patients - hormis au médecin, bien entendu.

Le télésecrétariat médical pour gagner du temps et de l’argent

En Belgique, la majorité des praticiens n’ont pas de secrétaire médicale, souvent à cause du coût que cela engendre et des formalités nécessaires à l’embauche d’une employée. Aussi, externaliser les prises de rendez-vous via un agenda en ligne et un télésecrétariat est une solution parfaite qui vous permet de gagner du temps, tout en limitant les coûts. Doctoranytime vous propose ce genre de service pour une efficacité et un prix défiant toute concurrence.

Vous avez déjà une secrétaire médicale ? La solution Doctoranytime peut quand même vous être utile : en effet, en diminuant drastiquement le nombre de coups de téléphone pour des organisations ou des rappels de rendez-vous (qui se feront alors automatiquement via l’agenda en ligne), elle pourra assurer un meilleur accueil et suivi des clients, ainsi qu’une meilleure gestion du pan administratif de son métier.